ik wil nú resultaat
 
  • 23-05-2019-
  • door Lotte-

Bidwriter blogt Waar gaat het vaak mis?

 

De killer: vergadertijger

Het schrijven van bid- en tenderteksten lijkt zo eenvoudig. Uw potentiële klant stelt een aantal vragen. U geeft antwoord. Helder, overtuigend én enthousiasmerend. Is het echt zo simpel? Helaas niet! Als ervaren bidwriter ken ik de pijnpunten.

Vaak wordt er veel tijd gestoken in brainstormsessies en strategische meetings. Zodat aan het einde van het traject paniek ontstaat... na al dat gepraat ligt er nog geen eindproduct en moet men in een paar dagen een doorwrocht stuk produceren. Dat lukt niet. Het resultaat is teleurstellend, keer op keer.

Hoe dan wel? Bij een grote schrijfklus zoals een bid- of tendertekst werk je samen met een team collega’s. Het is zaak dat de bidmanager het overlegproces strak in de hand houdt. Vergaderen met een grotere groep mensen vraagt om:

  • Een goede voorbereiding door de deelnemers. Anders wordt er veel tijd verspild aan input doornemen, feiten opzoeken en toelichting geven.

  • Een heldere structuur, die streng wordt bewaakt. Of het gesprek wordt al snel gekaapt door inhoudelijke discussies op detailniveau.
     

  • Kort vergaderen. Mensen werken een stuk effectiever in tweetallen of voor zichzelf. Ook (juist!) bij een brainstorm. Het geheim is dus om de deelnemers zo snel mogelijk met een concrete deelopdracht aan het werk te zetten.

 

Informatie-overload

Alles willen vertellen. Het is zo menselijk. Vooral als u overtuigd bent van uw product. Maar de aanvrager heeft niet voor niets een aantal duidelijke vragen gesteld. Dit zijn de feiten die hij beoordeelt, alleen hierop kan hij u eerlijk vergelijken met de concurrent. (Veel) meer extra informatie moeten doorspitten, is voor de DMU dus alleen maar afleidend. Blijf bij de vraag!

Succes willen herhalen

Stelt u zich voor: in een eerder aanbestedingstraject hebt u goed gescoord op het onderdeel ‘implementatieplan’. De huidige aanvrager wil ook een implementatieplan ontvangen, voor een vergelijkbaar product. Logisch dat u de neiging krijgt om uw plan te kopiëren en licht aan te passen aan de huidige situatie. Doe dit niet!

Door ‘copy & paste’ komt u over als een partij die zich niet in de klant verplaatst:

  • Opbouw
    Ten eerste heeft de huidige aanvrager op zijn manier de vraag opgebouwd, bijvoorbeeld met meerdere deelvragen of thema’s. Door uw eerdere opbouw te kopiëren, volgt u een andere structuur. Het resultaat: de DMU moet puzzelen om zijn beoordelingscriteria uit uw verhaal te ‘filteren’.

  • Formulering
    Ten tweede heeft de huidige aanvrager een eigen jargon en manier van formuleren. De termen ‘klantvriendelijk’ en ‘patiëntgericht’ hebben bijvoorbeeld een heel andere lading, terwijl dit voor uw product wellicht hetzelfde is.

  • Inhoud
    Tot slot is het risico zo groter dat u inhoudelijke details uit de aanvraag mist. Een specifiek punt waar de aanvrager in een bijzin aan refereert, komt wellicht niet voor in uw tekst. Dit kan net dat punt verschil maken.

Neem liever de aanvraag als uitgangspunt - en pak uw eerdere werk erbij als informatiebron. Schrijf elke keer een nieuwe tekst. Volg tijdens het schrijven nauwgezet de vraag: in inhoud, opbouw en formulering.

 

Inspiratiesessie

Vertel ons uw zakelijke uitdaging. Tijdens een inspiratiesessie ontrafelen we uw vraagstuk. Vervolgens komen we met een doordacht plan van aanpak. Daarin richten we ons maar op één ding: resultaat voor u en uw organisatie.