Voel of het werkt
 
  • 19-08-2020-
  • door Lotte-

Bidwriter blogt Vergader slim en blijf vernieuwen

 

Bid- en tenderteksten schrijven lijkt eenvoudig

Je potentiële klant stelt een aantal vragen. Je geeft antwoord. Helder en overtuigend. Toch werkt dit in de praktijk vaak minder soepel. Doe je voordeel met mijn ervaringen.

  • Hoe begin je het traject? Het ligt voor de hand om te starten met brainstormsessies en strategische meetings.

  • De volgende stap is om de input die je hiermee verzamelt om te zetten naar een eindproduct, een doorwrocht stuk.

De praktijk is weerbarstig...
Vaak nemen de sessies meer tijd in dan gedacht, waardoor er minder tijd is voor de productie. En het resultaat niet naar tevredenheid is. 

Hoe dan wel? Mijn belangrijkste twee inzichten:

 

1. Slim vergaderen

Bij een grote schrijfklus zoals een bid- of tendertekst werk je samen met een team. Het is zaak dat de bidmanager het overlegproces (de sessies en meetings) strak in de hand houdt.

Vergaderen met een grotere groep mensen vraagt om:

  • Een goede voorbereiding door de deelnemers. Anders is te veel tijd nodig voor input doornemen, feiten opzoeken en toelichting geven.

  • Een heldere structuur, die streng wordt bewaakt. Of het gesprek verzandt in inhoudelijke discussies op detailniveau.

  • Kort vergaderen. Mensen werken effectiever in tweetallen of voor zichzelf. Zet de deelnemers snel aan het werk met een concrete opdracht.

 

2. Blijf vernieuwen

Stelt je voor: in een eerder traject scoorde je goed op het onderdeel ‘implementatieplan’. Een ideale situatie om je plan te kopiëren en licht aan te passen aan de huidige uitvraag.

Toch adviseer ik: doe dit niet! Door ‘copy & paste’ kom je over als een partij die zich niet in de klant verplaatst:

  • Opbouw
    Jouw eerdere structuur wijkt af van deze uitvraag. Dus de DMU moet puzzelen om zijn beoordelingscriteria uit je verhaal te ‘filteren’.

  • Formulering
    De termen ‘klantvriendelijk’ en ‘patiëntgericht’ hebben al een totaal andere lading. Schrijf altijd vanuit (de branche van) de  aanvrager.

  • Inhoud
    Tot slot is het risico groot dat je inhoudelijke details uit de aanvraag mist. Dit kan net het verschil maken.

Neem liever de aanvraag als uitgangspunt - met je eerdere werk als informatiebron. Schrijf elke keer een nieuwe tekst. Volg de uitvraag: in inhoud, opbouw en formulering.

 

Contentconsult

Goede resultaten boek je samen. Daarom onderzoeken we graag waar we je bij kunnen helpen. Vraag een contentconsult aan.