Neem de proef op de som
 
  • 30-11-2022-
  • door Lotte-

SOS schrijfvaardigheid Hoe coach je op schrijfkwaliteit?

 

Stel: een medewerker maakt een schrijffout

Medewerkers coachen op hun schrijfvaardigheid, kan best een uitdaging zijn. Zeker als je zelf geen ervaren tekstschrijver bent. Waar let je op? Wat doet er écht toe? Hoe help je ze verder? Ik geef je graag mijn tips.

Wees geen taalagent

We gaan er voor het gemak even van uit dat je geen literaire uitgeverij runt. Waarschijnlijk schrijven je medewerkers klant-e-mails en -brieven, rapporten, offertes en/of andere zakelijke stukken.

We maken het onszelf vaak zo moeilijk met allerlei taalregeltjes en stijlvoorkeuren. En natuurlijk is het goed om de basis-spellingsregels te oefenen. Hiervoor zijn de volgende sites super handig:

Maar dat is genoeg. Laat het verder los. Smaken en schrijfstijlen verschillen. Een te sterke focus op regels geeft alleen maar verkramping, geen betere tekst.

Focus vooral op de drie ingrediënten van een klantgerichte tekst. Die ingrediënten zijn volgens ons:

  • Schrap wat je kan

  • Wees vriendelijk

  • Wees héél duidelijk

 

Ingrediënt 1: schrap wat je kan

Niemand heeft zin om een ellenlange brief of e-mail door te spitten. We houden van bondige teksten, overzichtelijk dankzij witregels en tussenkopjes. Je kunt je medewerkers helpen om bondig te schrijven. Ik heb vijf trucs:

  • Lees de tekst nog eens na en schrap al het niet-noodzakelijke.

  • Knip omslachtige en lange zinnen op. Zet vaker een punt.

  • Gebruik veel actieve werkwoorden.
    Dus ‘Ik adviseer u’ in plaats van ‘Ik zou u willen adviseren’.

  • Vermijd uitvoerige beschrijvingen. Houd het bij de kern.

  • Vervang wollige termen door een korter synoniem.
    Dus ‘naar aanleiding van het feit dat’ wordt ‘omdat’. En ‘door middel van’ wordt ‘met’.

 

Ingrediënt 2: wees vriendelijk

Een vriendelijk woord is schaars. Waarom vinden we al snel dat we overdrijven? Wij mensen willen gezien en gehoord worden, erkenning ervaren. Dit geldt ook voor je relaties, klanten en prospects. Drie tips:

  • Spreek de ontvanger direct aan
    Stuur zo min mogelijk algemene e-mails en brieven. Spreek je lezer liever aan met haar/zijn naam en met ‘u’ of ‘je’.

  • Geef direct antwoord op de vraag
    Dit kan een vraag zijn die je ontvanger stelde. Of de impliciete vraag waarop jouw e-mail / brief / offerte / rapport het antwoord is.

  • Toon persoonlijke betrokkenheid
    Geef een compliment. Een bedankje. Of verwijs bijvoorbeeld terug naar een leuk eerder gesprek of vriendelijke ontvangst.

 

Ingrediënt 3: wees héél duidelijk

Als je iets opschrijft zoals je het vertelt, is het meestal heel duidelijk. Maar vaak als we ‘schrijftaal’ gebruiken, verzanden we in wollig en ambtelijk taalgebruik. Met lange, complexe zinnen vol passieve werkwoordsvormen en tangconstructies.

Nergens voor nodig. Houd het simpel. Twee voorbeelden:

  • “Naar aanleiding van uw telefoongesprek met mijn collega Marc Jansen”
    wordt dan:
    “Vrijdag sprak u mijn collega Marc. Hij vertelde me over uw vraag.”

  • “Hopende u hiermee van dienst te zijn geweest.”
    wordt dan:
    “Kun je vooruit met deze input, Petra? Ik hoor het graag.”

 

Schrijfvaardigheid: waar gaat het écht om?

Vraag je tot slot af: waar gaat het écht om bij zakelijke teksten? Waarschijnlijk wil je vaker en sneller een positieve reactie van je ontvanger. Dit bereik je juist met bondige, vriendelijke en duidelijke teksten. Help je medewerkers om hierop te focussen. Dan is er al een wereld gewonnen.

Hebben jullie toch nog vragen? Heb je behoefte aan een training coachen op schriftelijke vaardigheden of bijvoorbeeld een schrijftraining voor je team? Neem contact met ons op voor een afspraak, we helpen je graag!

 

Proefopdracht

Zakelijke schrijfuitdaging? Neem de proef op de som en laat Vigor & Zest je helpen.

Neem de proef op de som