Aanbesteding schrijven

Zodat jij 'm wint

Op zoek naar een gespecialiseerde bidwriter? Vigor & Zest schrijft winnende teksten waarmee jouw organisatie die (grote) aanbesteding binnensleept. Schakel ons in om te redigeren, schrijven, begeleiden of om het gehele proces uit handen te nemen. Wij schikken ons naar jouw team.

Op zoek naar het pijnpunt

Een goede inschrijving op een aanbesteding begint met een uitgebreide analyse van de vraag. Het achterhalen van de gedachte áchter de vraag. Waar zit de pijn bij de uitvrager? Vigor & Zest leest tussen de regels door. En bepaalt zo de winthema’s. Door dáarop te focussen, vergroten we de kans op de winst. En onderscheiden we ons van andere bidwriters.

Een aanbesteding is geen offerte

Toch zie je veel bidwriters ‘papegaaien’: een deel van de vraag herhalen in het antwoord zonder écht de behoefte achter de vraag te vervullen. Vigor & Zest doet dat anders. We schrijven vanuit het perspectief van de aanbestedende partij. Met precisie en aandacht voor gevoeligheden. Zodat de lezer precies weet wat jij als inschrijver gaat doen om die behoefte wél te vervullen. En waarom je dat goed kan. We gaan uit van jouw kracht, zonder te speculeren wat de concurrentie doet.

Onderzoek naar de aanvrager

Voordat we beginnen met schrijven, kruipen we in de huid van de DMU (Decision Making Unit). Wie is de inkoper? Wie de business manager? Wat triggert hen? We zoeken ze op via LinkedIn en bekijken de website van de aanbestedende partij. Wat zijn de organisatiedoelen voor de komende periode? Welke speerpunten jaagt ze na? Dit maken we concreet. En passen we toe in de teksten, zodat de DMU zich begrepen voelt.

Vage taal concretiseren

In elke aanbesteding zit tegenwoordig wel een vraag over duurzaamheid, mvo en/of diversiteit. In onze ervaring blijven veel inschrijvers hierover (te) vaag. Wij niet. Wij gaan op zoek naar wat jouw organisatie écht doet aan deze thema’s. En maken daar een concreet verhaal van, met een kop en een staart.

Stappenplan: wat vooraf gaat

1. Geheimhoudingsverklaring
We begrijpen dat – als we je helpen met het schrijven van de beantwoording – we in aanraking komen met zeer gevoelige bedrijfsinformatie. Daarom krijg je vóórdat we starten een getekende geheimhoudingsverklaring van ons. Heeft jouw organisatie er zelf één? Dan teken we die.
2. Analyse en onderzoek
Heb je een aanbesteding waarop je gaat inschrijven? Dan starten we met een uitgebreide analyse van de uitvraag. We doen deskresearch en maken een lijst met winthema’s. Waarmee ga jij die aanbesteding winnen?
3. Kick-off
Geef je ons de lead in het aanbestedingsteam? Dan organiseren we graag een kick-off met het hele team. Dit is heel belangrijk. Iedereen moet ingelezen zijn en winthema’s hebben bedacht. En: daag elkaar uit. Hoe denk jij dat we deze aanbesteding gaan winnen? Tijdens de kick-off bespreken we hoe iedereen hier tegenaan kijkt, hoe we op hetzelfde level komen. En maken we een plan van aanpak.
4. Vraag & antwoord
In elke aanbesteding is er minstens één vragenronde: de nota van inlichtingen. Wij schrijven onze vragen over de uitvraag op. En combineren die met de vragen die de leden uit het aanbestedingsteam hebben. Ook de vraagstelling doen we strategisch. Door constructief te schrijven en vragen te stellen die ertoe doen, maak je al een eerste (positieve) indruk op de aanbestedende partij. Zodra de antwoorden binnen zijn, lopen we deze na en bespreken we deze met het team.

Stappenplan: van toetsenbord tot deadline

5. Schrijven maar
Dan kan de beantwoording van de vragen beginnen. Hierbij focussen we op de toegevoegde waarde die jouw organisatie levert. We trappen geen open deuren in, maar vermijden wel jargon en wollig taalgebruik. Net als twijfeltaal. Elk antwoord is VCRR (volledig, concreet, relevant, realistisch) (ook wel: SMART).
Onze instelling: als je het niet eenvoudig kunt uitleggen, snap je het zelf niet. En: kopiëren en plakken is een recept voor mislukking. Iedere aanbesteding schrijven we gericht op de aanvrager.
Tip: voor een efficiënt schrijfproces kan het helpen om een set goede bronteksten op te stellen, als basis voor de aanbesteding. Ook daarmee helpen we je graag.
6. Controle
Alles afgerond? Dan leggen we de uitvraag naast de beantwoording. Zit alles erin? Klopt de analyse? Hebben we concreet genoeg beantwoord? Is de toegevoegde waarde duidelijk? Ja? Dan is ‘ie klaar om in te leveren!
7. Inleveren ruim vóór de deadline
Veel inschrijvers leveren hun inschrijving nog net op het nippertje in. Ons advies: doe dat ruim van tevoren. De eerste en de laatste inschrijving onthoudt de lezer vaak het best. Op de laatste zijn heb je geen invloed. Op de eerste wél. Dus wees op tijd.
Goed om te weten
Vigor & Zest bemoeit zich niet met het prijzenblad en legal affairs. Wij houden ons alleen bezig met de beantwoording van de open vragen.

Proefopdracht

Zakelijke schrijfuitdaging? Neem de proef op de som en laat Vigor & Zest je helpen.